Wykorzystując swoją wiedzę i doświadczenie zdobywane przez lata w codziennej pracy opracowaliśmy przewodnik w zakresie etycznego, zgodnego z prawem i dobrymi praktykami rynkowymi dochodzenia wierzytelności. Zawiera on procedury windykacyjne oraz kroki i narzędzia, jakie można użyć w celu wyjścia z zadłużenia, opisane w przystępnej formie z pominięciem języka specjalistycznego i terminologii prawniczej.  

Udostępniona wiedza będzie poszerzana o dodatkowe informacje, materiały, wzory dokumentów i linki do filmów szkoleniowych, jak również nowe procesy z dawką praktycznych informacji, które znajdą się wkrótce na stronie.   

Czym jest windykacja?

Windykacja to część ekosystemu finansowego w rozwiniętej gospodarce. Pełni ona  bardzo ważną rolę, czyniąc system finansów przewidywalnym i bezpiecznym. 

Trzeba pamiętać, że sukces windykacji jest zależny od upływu czasu, a im szybciej następuje reakcja na problemy z długami  tym pewniej i skuteczniej zostaną one odzyskane. W przypadku stwierdzenia problemu z obsługą zobowiązań przez kontrahentów sugerujemy jak najszybciej skorzystać z profesjonalnej obsługi windykacyjnej. Należy zdefiniować problem, który leży u podstaw braku płatności przez dłużnika, co często nie wynika ze złej woli, ale z braku faktycznych możliwości regulowania zobowiązań. Czasami dłużnik nie chce lub nie potrafi poinformować swojego wierzyciela o problemach lub ich skali. Stoimy na stanowisku, że dobry windykator, czyli pracownik lub inna osoba upoważniona do wykonywania czynności windykacyjnych, działa jako mediator pomiędzy dłużnikiem a wierzycielem i potrafi znaleźć obiektywnie najlepsze wyjście z trudnej sytuacji. Mało tego dłużnik traktowany jest w tym ujęciu jako klient z chwilowymi problemami, czyli perspektywicznie i rozważnie. 

Windykacja może obejmować etapy: 

Prewindykacja (monitoring należności) 

Polega na monitorowaniu bieżących płatności, trwa zazwyczaj od -7 dnia do +30 dnia wymagalności zobowiązania. Wierzyciel przypomina o zbliżających się płatnościach, wysyła monity, rekomenduje sprawę do windykacji. Monitoring bazuje na pełnej kontroli procesu od chwili wystawienia dokumentu sprzedaży w postaci przesyłania kontrahentom przypomnień o zapłacie z wykorzystaniem pełnego wachlarza dostępnych narzędzi (poczta elektroniczna, smsy, kontakty telefoniczne i inne). Takie działania mogą być wykonywane w ramach uprawnień wewnętrznych zespołów finansowych czy też zewnętrznych, wyspecjalizowanych zespołów.

Windykacja polubowna (przedsądowa) 

W sytuacji, gdy upłynie termin zapłaty zobowiązania, podejmowane są czynności w celu szybkiego odzyskania długu. Wierzyciel musi podjąć decyzję, czy samodzielnie dochodzić należność, czy skorzystać z usług podmiotu zajmującego się profesjonalnie tą częścią działalności gospodarczej i powierzyć mu prowadzenie tego procesu w całości bądź części. Działania polubowne polegają na nawiązaniu kontaktu z dłużnikiem i przeprowadzeniu negocjacji, które pozwolą ustalić sposób oraz harmonogram spłat. Zadaniem windykatora jest również monitorowanie całego procesu oraz sprawdzanie, czy dłużnik wywiązuje się ze zobowiązań. Odpowiednio przeprowadzona windykacja polubowna daje duże szanse na odzyskanie należności bez potrzeby wchodzenia na drogę sądową.  

Windykacja sądowa

Jest to etap wszczynany, kiedy dotychczasowe kroki podejmowane polubownie zawiodą. Rządzi się bardzo konkretnymi regułami, opisanymi zwłaszcza w Kodeksie Cywilnym i Kodeksie Postępowania Cywilnego. Jego celem jest uzyskanie sądowego dokumentu (nakazu, wyroku), na podstawie którego wierzytelność jest egzekwowana przez komornika sądowego. Na etapie sądowym pojawiają się dodatkowe koszty obciążające dłużnika, a odzyskiwanie długu ma charakter przymusowy dla niego. W przypadku skorzystania z usług firmy specjalizującej się w profesjonalnym dochodzeniu należności, etap sądowy rozpoczyna się od analizy zasadności czynności sądowych i wydania przez firmę rekomendacji skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. Bierze się pod uwagę czynniki takie jak: obecne zadłużenie, w tym zamieszczone w dostępnych rejestrach, podejmowane próby ugodowe, przebieg komunikacji i negocjacji spłaty długu. Sprawę wraz z zebraną dokumentacją firma przekazuje do kancelarii prawnej/adwokata/radcy prawnego (pracownika firmy windykacyjnej, spółki w ramach grupy kapitałowej czy współpracującej kancelarii), a następnie następuje przygotowanie pozwu i złożenie go do właściwego sądu.  

Monitoring egzekucyjny (dla spraw, w których nie nastąpiła spłata długu).  

Na etapie egzekucyjnym firma windykacyjna śledzi postępy w sprawie. Szacuje także szanse na odzyskanie długu. W zbiorczych raportach informuje o przebiegu sprawy. W razie potrzeby pozyskuje dodatkowe informacje o nieujawnionym lub wyprowadzonym majątku dłużnika. 

Windykacja XXI-wieku to procedura finansowa, której celem jest odzyskanie należności od dłużnika w sposób nie kolidujący z relacjami biznesowymi. Często stanowi pomoc w trudnym procesie oddłużania się osoby lub podmiotu gospodarczego.