1. Zlecenie sprawy
Wierzyciel kontaktuje się z firmą windykacyjną / negocjuje warunki umowy (zakres świadczonych usług w ramach windykacji polubownej/sądowej/egzekucyjnej, wynagrodzenie, zasady poufności), następnie podpisuje umowę.
Całościowa procedura zlecenia windykacji patrz: Windykacja na zlecenie – perspektywa wierzyciela [link]
2. Pierwsze kontakty z dłużnikiem
Firma windykacyjna kontaktuje się z dłużnikiem informując o otrzymaniu zlecenia oraz o umocowaniu do prowadzenia działań windykacyjnych. Korzysta przy tym z różnych kanałów komunikacji, takich jak monit listowny, sms, e–mail, a także z nowych rozwiązań technologicznych jak komunikator i czat.
3. Pierwsze wezwanie do zapłaty
Firma windykacyjna kieruje pierwsze wezwanie do zapłaty (poczta tradycyjna: adres siedziby przedsiębiorstwa lub inny adres rejestrowy, poczta elektroniczna, komunikator).
Wezwanie powinno zawierać co najmniej:
- dane wierzyciela (nazwa przedsiębiorstwa),
- opis długu: tytuł, termin zapłaty, dane faktury: numer i data wystawienia (jeżeli została wystawiona), kwota zaległych odsetek (jeżeli zostały naliczone),
- kwotę należności do zapłaty,
- termin do zapłaty długu.
-
-
4. Negocjacje spłaty
Firma windykacyjna kontaktuje się z dłużnikiem telefonicznie lub osobiście negocjując spłatę wierzytelności.
Windykator przestrzegający Zasad Etyki Polskiego Związku Zarządzania Wierzytelności może prowadzić rozmowy telefoniczne z przedstawicielem firmy w dni powszednie od poniedziałku do piątku pomiędzy godz. 07:00 a godz. 21:00, a w soboty pomiędzy 8:00 a 20:00.
Windykator może podjąć próbę skontaktowania się w innych godzinach, jeżeli dostępność dłużnika w tym czasie wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
Windykator może podejmować czynności windykacyjne u dłużnika (wizyty) w siedzibie, oddziale lub przedstawicielstwie dłużnika w dniach i w godzinach pracy przedsiębiorcy.
Firma windykacyjna w uzgodnieniu z wierzycielem może wpisać dłużnika do rejestru BIGu (biura informacji gospodarczej). Warunkiem jest upływ co najmniej 30 dni od terminu płatności, a łączna kwota długu powinna wynosić co najmniej 500 zł. Na miesiąc przed dokonaniem takiego wpisu firma powinna przekazać dłużnikowi w wezwaniu do zapłaty ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych dłużnika do BIG.
5a. W przypadku potwierdzenia zobowiązania
Jeśli zobowiązanie zostaje potwierdzone, to firma windykacyjna negocjuje jednorazową spłatę – co kończy sprawę – lub uzgadnia spłatę ratalną – i nadzoruje płatności aż do pełnej spłaty wierzytelności.
Uznanie to złożone oświadczenie, w którym potwierdza się istnienie obowiązku spłaty długu. Może przyjąć zarówno formę pisemną, jak i ustną np. podczas rozmowy telefonicznej z pracownikiem firmy windykacyjnej czy wierzycielem. Wola zaspokojenia roszczenia (oświadczenie woli) lub przyznanie jego istnienia (oświadczenie wiedzy) może wynikać z porozumienia zawartego pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem. Dokument taki powinien zawierać kwotę roszczenia oraz wskazywać termin płatności. Jako uznanie długu traktuje się także podjęcie czynności, świadczących o chęci zapłaty przez przedsiębiorcę zadłużenia, może to być np. skierowanie prośby o rozłożenie płatności na raty lub o przedłużenie terminu na dokonanie zapłaty. W momencie uznania długu następuje przerwanie biegu przedawnienia. Po takiej przerwie rozpoczyna się on od nowa.
Prośbę o rozłożenie płatności na raty można przedstawić zarówno w piśmie, wiadomości mailowej, czy podczas rozmowy telefonicznej. Ważne, aby ostateczne ustalenia dotyczące harmonogramu spłaty zawrzeć na piśmie. Jeżeli wysyłasz wniosek w wiadomości mailowej upewnij się, że wiadomość została dostarczona do właściwego odbiorcy. Poproś o potwierdzenie jego otrzymania.
We wniosku o rozłożenia na raty powinno się zawrzeć poniższe informacje:
- data i miejsce (miejscowość, miasto) sporządzenia wniosku,
- dane osoby umocowanej do reprezentowania firmy i wskazanie reprezentowanej firmy (nazwa, adres, NIP),
- tytuł pisma, wskazujący, że chodzi o wniosek o rozłożenie płatności na raty,
- właściwa treść wniosku np. „Zwracam się z prośbą o rozłożenie płatności na raty…”,
- podstawa długu (np. umowa, faktura), wysokość długu i pozostała część do spłaty,
- propozycja rozłożenia płatności: kwoty i/lub proponowane daty płatności, liczba rat,
- zobowiązanie do dotrzymania warunków spłaty,
- opcjonalnie uzasadnienie, w którym możesz wskazać powody związane np. z sytuacją finansową twojej firmy, możesz także załączyć dokumenty potwierdzające te okoliczności,
- pieczęć firmowa, czytelny podpis.
5b. W przypadku braku potwierdzenia zobowiązania lub odmowa spłaty
Jeśli zobowiązanie nie zostaje potwierdzone/nastąpi odmowa spłaty, firma windykacyjna weryfikuje aktualne dane adresowe oraz (jeśli to możliwe) weryfikuje aktywa firmy, wzywając ponownie do spełnienia świadczenia na rzecz klienta oraz informując o możliwości rozpoczęcia akcji prawnej.
6a. Brak spłaty
Jeśli obietnica dłużnika dotycząca spłaty nie zostanie dotrzymana to firma weryfikuje aktualne dane adresowe oraz (jeśli to możliwe) weryfikuje aktywa firmy, po czym przygotowuje odpowiednie kroki prawne i informując jednocześnie dłużnika o możliwości rozpoczęcia akcji prawnej. Po uzgodnieniu z klientem firma windykacyjna rozpoczyna postępowanie prawne oraz po otrzymaniu nakazu zapłaty, egzekucję z majątku dłużnika, nadzorując czynności komornika.
6b. Spłata długu
Spłata długu oznacza spłatę wierzytelności wraz z dodatkowymi kosztami związanymi z naliczonymi odsetkami i samą windykacją. Jeżeli nastąpiła spłata części (np. tylko należności głównej) firma windykacyjna może prowadzić dalsze czynności w celu uzyskania całej kwoty, również domagać się ich spłaty na drodze sądowej. Następuje zakończenie windykacji na etapie polubownym.