W celu zabezpieczenia się przed sytuacją braku zapłaty należności po upłynięciu terminu płatności, warto monitorować sytuację i przypomnieć dłużnikowi o zbliżającym się terminie spłaty. W sytuacji, gdy zawiodą metody prewencyjne, podejmowane są czynności w celu szybkiego ściągnięcia długu. Wierzyciel musi podjąć decyzję, czy samodzielnie windykować należność oraz przez kogo (księgowość/ sprzedaż/ właściciel), czy skorzystać z usług podmiotu zajmującego się profesjonalnie tą częścią działalności gospodarczej i powierzyć jej prowadzenie w całości bądź części procesu windykacji wobec dłużnika.
Windykacja zewnętrzna to usługa, która polega na powierzeniu prowadzenia czynności windykacyjnych wobec dłużnika/ów firmie zajmującej się profesjonalnym odzyskiwaniem należności poprzez zawarcie umowy zlecenia. Proces windykacyjny angażuje zarówno siłę roboczą, infrastrukturę techniczną i zasoby przedsiębiorstwa. Im później prowadzona jest windykacja miękka (polubowna) tym wyższa cena skutecznej windykacji (prowizja windykacyjna). Z punktu widzenia windykacji czas ma kluczowe znaczenie i warto pamiętać, że zgłoszenie należności, której przeterminowanie przekracza 180 dni, zmniejsza też szansę odzyskania pełnej kwoty, nawet o połowę.
1. Wybór firmy windykacyjnej
Wybór odpowiedniej firmy windykacyjnej powinien być staranny, poprzedzony wnikliwą analizą. Trzeba ją rozpocząć od zapoznania się z informacjami zawartymi na stronach internetowych firm windykacyjnych.
- wiedza o danym rynku,
- zakres usług,
- zakres działania,
- specjalizacja (branża, rejon, kraj),
- doświadczenie,
- normy etyczne,
- rekomendacje,
- dostęp do baz danych,
- doświadczenie w windykacji należności z danego sektora usług.
2. Kontakt z firmą windykacyjną
Przekazanie zlecenia do windykacji w firmie windykacyjnej wymaga zawarcia umowy z wybraną firmą windykacyjną.
Część firm windykacyjnych posiada platformy internetowe, gdzie można przekazać faktury do windykacji, w innym wypadku zlecenia składane są poprzez e-mail lub w inny, uzgodniony sposób. Wzory tych umów także są często udostępniane na stronach firm windykacyjnych, stąd zanim podejmie się współpracę, można zapoznać się z tymi informacjami. Można także wcześniej, zwłaszcza w przypadku windykacji konsumenckiej poprosić o wzór umowy do analizy. Umowę można również negocjować.
3. Przekazanie informacji i wskazanie oczekiwań
W celu rozpoczęcia negocjacji współpracy z firmą windykacyjną należy wpierw poinformować ją o swoich oczekiwaniach w zakresie windykacji długu oraz przekazać istotne informacje dotyczące długu i dłużnika, które będą decydować o podjęciu się sprawy przez firmę windykacyjną. Warto również poprosić o dostęp online do prowadzonych spraw lub o raportowanie czynności w zleconych sprawach. Możemy dzięki temu na bieżąco śledzić postępy w sprawie. Oczywiście proces wymiany informacji odbywa się na zasadzie poufności i przekazane informacje nie będą udostępniane osobom trzecim.
4. Analiza wstępna dokonywana przez firmę windykacyjną
Przed podpisaniem umowy firma dokonuje często analizy wstępnej wierzytelności, dłużnika, szanse na odzyskanie długu oraz dokonuje wyceny usługi.
Przed podpisaniem umowy firma dokonuje wpierw analizy wstępnej obejmującej:
- Wierzytelność.
- Tytuł (z czego wynika), bezsporność – czyli, czy nie zakwestionowano samego faktu istnienia długu, okres przedawnienia.
- Dłużnika (prawdopodobna wypłacalność, istniejące zadłużenia, prowadzone postępowania upadłościowe, likwidacyjne, egzekucyjne, oferty sprzedaży wierzytelności wobec dłużnika).
- Szanse na odzyskanie długu, wycena usługi.
-
-
Informacje o istniejących długach można pozyskać z baz biur informacji gospodarczych, jeżeli dłużnik został wpisany do rejestru dłużników przez innych wierzycieli. Często dopiero wynik przeprowadzonej analizy, opracowanie stosownej prognozy czasu całego procesu, zakresu działań i narzędzi potrzebnych do realizacji zlecenia stanowi podstawę decyzji o podjęciu się przez firmę obsługi wierzytelności.
5. Zawarcie umowy zlecenia
Firmy windykacyjne często korzystają ze wzorów umów zlecenia czynności windykacyjnych, jednakże same warunki oczywiście podlegają negocjacjom i są dostosowywane do oczekiwań wierzyciela.
Firma windykacyjna może podjąć szereg działań w celu uzyskania zapłaty od dłużnika. Zakres takich działań jest bardzo szeroki i zależy w znacznej mierze od kwoty długu oraz specyfiki dłużnika (konsument, firma). Najczęściej spotykane to:
- rozmowy telefoniczne,
- monity listowne, sms, vms, e-mail,
- podpisywanie ugody, porozumienia,
- ponaglenia listowne czy mailowe,
- wywiad gospodarczy (ustalanie majątku),
- wizyty u dłużnika,
- odbiór gotówki,
- rekomendowanie konkretnych kroków prawnych,
- windykacja na drodze sądowo – egzekucyjnej,
- pomoc w postępowaniach restrukturyzacyjno-upadłościowych.
-
-
Firmy windykacyjne jako profesjonaliści same proponują niezbędny zakres działań w konkretnej sprawie lub pakiecie spraw. Wierzyciel może umówić się z firmą na konkretne czynności do tego stopnia, iż może część rutynowych działań zintensyfikować, a część całkowicie wyłączyć z windykacji. Firma windykacyjna sama może określić w umowie, że będzie podejmować tylko takie działania, które po ocenie dotychczasowych relacji z danym dłużnikiem rokują powodzenie.
Odbywa się to np. przez każdorazowe udzielanie pełnomocnictwa zleceniodawcy-wierzyciela przy windykacji pakietu długów i windykacji długów wielu dłużników.
Windykator działający na zlecenie wierzyciela jest jego reprezentantem, korzysta z jego pełnomocnictwa. Dlatego tak ważny jest wybór wiarygodnej, profesjonalnej i etycznej firmy windykacyjnej. Kwestie odpowiedzialności powinny być uregulowane umownie i nie da się wyłączyć odpowiedzialności Klienta.
Należy mieć świadomość, że firmy windykacyjne pobierają wynagrodzenie w formie prowizji od sukcesu, najczęściej w przedziale 5-30%, inaczej stawka wynagrodzenia kształtuje się w przypadku odzyskania kwoty należności głównej, inaczej w przypadku odzyskania kwoty odsetek. W sytuacji, w której wierzyciel chce samodzielnie zarządzać przebiegiem windykacji, musi się liczyć z innym modelem wynagradzania, np. opłata za czynność (np. za wizytę terenową). Wartość prowizji od sukcesu zależy od wieku długu i jego wartości. Dodatkowo wierzyciel pokrywa koszty usług okołowindykacyjnych, np. ustalenia majątkowe, transfery bankowe, zabezpieczenie ruchomości leasingowych itd. Wierzyciel musi również liczyć się z koniecznością zwrotu kosztów związanych z koniecznością pozyskania określonych dokumentów.
Część opłat może być ponoszona z góry. Ważne, aby wszystkie opłaty widniały w umowie windykacyjnej i były jasne w momencie zawierania umowy. Opłaty wnoszone niezależnie do prowizji windykacyjnej to zazwyczaj: opłaty za rejestrację pakietu, ustalenia adresowe, ustalenia majątkowe, koszty dostępu do systemu informatycznego firmy windykacyjnej, opłaty za konkretne zlecone czynności (np. wizyta pod adresem).
6. Przekazanie informacji i dokumentów dotyczących długu i dłużnika
Firma windykacyjna w celu dochodzenia należności potrzebuje od wierzyciela informacji. W sytuacji niewystarczających informacji firma windykacyjna może poczynić kroki w celu ich uzupełnienia o dane konieczne do prawidłowego przeprowadzenia pierwszych czynności windykacyjnych wobec dłużnika.
Firma windykacyjna w celu dochodzenia należności potrzebuje od wierzyciela informacji takich jak:
- podstawa zadłużenia (np. umowa o świadczenie usług czy sprzedaży), ale też przedpłaty czy kary umowne,
- wartość zadłużenia plus wartość naliczonych odsetek i data początkowa ich naliczenia (jeżeli powstały),
- numery identyfikacyjne dokumentów dłużnych, np. numer faktury, umowy,
- dane jednoznacznie identyfikujące dłużnika,
- dane kontaktowe dłużnika (trzeba zwrócić uwagę na poprawność i aktualność tych danych, a najlepiej poddać je ponownej weryfikacji).
-
-
7. Kontakt firmy windykacyjnej z dłużnikiem i podjęcie czynności zgodnie z ustalonym z wierzycielem planem
Firma windykacyjna kontaktuje się z dłużnikiem informując o otrzymaniu zlecenia oraz o umocowaniu do prowadzenia działań windykacyjnych, korzystając przy tym z różnych kanałów komunikacji (monit listowny, sms, e-mail, komunikator, czat itp.).
8. Dalsze działania
W zależności od postępu sprawy, skuteczności podjętych działań czy informacji lub ich braku od dłużnika, firma windykacyjna może zaproponować dalsze czynności lub na przykład zalecić szybkie skierowanie sprawy do sądu.
9. Zakończenie sprawy
Dla klienta zakończenie etapu polubownego powinno zakończyć się wydaniem rekomendacji – sądowej/zamknięcia/innych.
10. Korzyści podatkowe
Przy podejmowaniu decyzji o dalszych krokach po rekomendacji firmy windykacyjnej, warto uwzględnić w procesie windykacji sposób dokumentowania oraz zakres podjętych działań przez firmę windykacyjną, tak aby móc skorzystać z udogodnień i odpisów podatkowych.